Ferramentas de atendimento com o Zendesk já não estão atendendo às necessidades da sua empresa? Conheça o Zoho Desk e saiba como essa pode ser a solução perfeita!
Migrar de um sistema antigo, pode ser uma ótima oportunidade para melhorar a eficiência e a experiência dos clientes com a sua empresa.
Muitas vezes, os sistemas atuais já não atendem completamente às necessidades da organização e isso pode acontecer por diversos fatores como limitação de recursos, falta de flexibilidade e personalização ou uma interface pouco intuitiva ao usuário.
Ao considerar a migração de sistema, a empresa pode conhecer e ter acesso a ferramentas mais modernas, que aumentam a produtividade, melhoram o atendimento ao cliente e garantem mais segurança e flexibilidade de configurações, como é o caso do Zoho Desk.
Embora a migração de um sistema para outro possa parecer desafiadora à primeira vista, com o planejamento adequado, é possível realizar a troca de maneira eficiente, preservando histórico de dados e aumentando a qualidade no atendimento.
A mudança pode ser um passo importante para acompanhar o crescimento do seu negócio e oferecer resultados ainda melhores!
Pensando nesse cenário, migrar do Zendesk para o Zoho Desk é uma alternativa para empresas que buscam mais funcionalidades, flexibilidade e integração com outras ferramentas. Se é disso que o seu negócio precisa, chegou ao lugar certo!
Preparamos este guia completo para descomplicar o processo, oferecendo um passo a passo detalhado para tornar a sua transição tranquila.
Está pronto para mudar para uma plataforma mais ágil e com maior personalização? Prepare-se para conhecer o Zoho Desk e se surpreender!
Inicialmente é importante esclarecer que, quando se trata de plataformas de atendimento ao cliente, o Zendesk e o Zoho Desk se destacam como duas das opções mais populares no mercado.
Afinal, ambas oferecem soluções poderosas para gestão de tickets, comunicação com clientes e automação de processos, mas possuem abordagens distintas que atendem a diferentes necessidades empresariais.
De um lado, temos o Zendesk, uma plataforma focada na gestão de tickets e na integração para possibilitar um atendimento ao cliente multicanal.
Por outro lado, o Zoho Desk se apresenta como uma solução mais abrangente e flexível. Apesar de também oferecer funcionalidades essenciais de atendimento ao cliente, como a gestão de tickets, o Zoho Desk se destaca por ser nativamente omnichannel e sua capacidade de integração com outras ferramentas do universo Zoho, e diversas outras do mercado, como para automação de marketing.
Essa característica permite uma visão holística do relacionamento com o cliente, ajudando as empresas a fornecer um suporte mais personalizado e ágil. Além disso, o Zoho Desk oferece recursos avançados de configuração e personalização, que o tornam uma solução mais adaptável às necessidades dos negócios.
Entendendo a premissa de cada solução, é possível perceber como a migração para o Zoho Desk oferece uma série de vantagens para empresas que buscam um sistema de atendimento ao cliente mais eficiente, flexível e econômico.
Mas vamos te dar mais alguns motivos para migrar para o universo Zoho.
Cconheça 5 razões que podem ser decisivas ao considerar uma migração do Zendesk:
Uma grande vantagem do Zoho Desk é o seu custo-benefício. Isso porque, em comparação com o Zendesk, os planos oferecidos pelo Zoho Desk são mais baratos sem deixar a desejar nos recursos e limites, permitindo que empresas de todos os portes aproveitem suas funcionalidades sem comprometer o orçamento.
A plataforma da Zoho oferece uma solução robusta com recursos integrados, evitando a necessidade de contratar complementos pagos e reduzir a complexidade do processo de integração.
Assim, empresas com grandes equipes de atendimento podem reduzir custos com suporte, enquanto oferecem um atendimento ominichannel de alta qualidade.
O modelo de preços escalável do Zoho Desk facilita a adaptação conforme sua empresa cresce, tornando-o uma opção ideal para negócios em expansão.
A economia pode ser ainda mais significativa, com uma redução de até 59% no custo em comparação com o Zendesk, permitindo que as empresas invistam esses recursos em outras áreas do negócio.
O Zoho Desk se destaca pela automação inteligente e simplificação do atendimento. Na plataforma existe um assistente virtual chamada Zia, baseada em inteligência artificial da Zoho que atua dentro do Desk, com a capacidade de automatizar tarefas repetitivas, como a priorização de tickets, oferecendo respostas automáticas para problemas comuns.
Esse recurso reduz a carga de trabalho das equipes e acelera o tempo de resposta ao cliente, melhorando a eficiência do atendimento e otimizando os indicadores de atendimento. Com a Zia, sua empresa pode focar em questões mais complexas, enquanto a automação cuida do restante.
Com o Zoho Desk, você pode personalizar o fluxo de atendimento dentro da plataforma de acordo com as necessidades do seu negócio. É possível criar fluxos de trabalho e atribuições automáticas, campos personalizados para cada departamento e dashboards adaptáveis que fornecem uma visão clara do desempenho da equipe.
Isso não somente melhora a experiência do usuário, mas também facilita a gestão de equipes e a análise de dados, permitindo um atendimento mais assertivo e alinhado com os objetivos da empresa.
Outro grande atrativo do Zoho Desk é a integração nativa com outras ferramentas Zoho, como CRM, Marketing, Finanças e muito mais, criando um ecossistema completo.
Isso permite que sua equipe de suporte tenha acesso a informações cruciais sobre os clientes, como histórico de compras, interações anteriores e preferências. Com essa visão 360º do cliente, seu atendimento será mais personalizado e eficaz, o que resulta em uma melhor experiência para o cliente e maior eficiência operacional.
Se a sua empresa lida com grandes volumes de tickets e interações com os clientes, o Zoho Desk oferece uma escalabilidade excepcional. Afinal, a plataforma é capaz de suportar um número elevado de tickets, usuários e departamentos, tornando-a ideal para empresas de todos os tamanhos.
Desde pequenas startups até grandes corporações, o Zoho Desk oferece a flexibilidade necessária para atender a demandas crescentes e personalizadas, garantindo que o suporte ao cliente nunca seja comprometido, independentemente do volume.
Portanto, se você está buscando uma solução de suporte ao cliente mais robusta e acessível, o Zoho Desk é a escolha ideal para sua empresa.
Migrar de uma plataforma de suporte de forma fluida, exige um bom planejamento e organização, e é sobre essa etapa que falaremos a seguir. Anota aí!
Antes de iniciar qualquer migração de sistema, é essencial mapear todos os dados e processos que serão transferidos para o novo software. Isso ajudará a evitar perdas de informações e garantir que o novo sistema seja configurado corretamente desde o início, reduzindo falhas e perda de dados.
Por isso, liste todos os elementos a serem migrados, como:
Depois de planejar a migração dos dados, é hora de preparar o ambiente no Zoho Desk para receber as informações do histórico.
Não esqueça de:
Para turbinar essa estratégia, conecte o Zoho Desk com outras ferramentas essenciais, como o Zoho CRM, WhatsApp, Meta e outras plataformas que você já usa no dia a dia para um atendimento centralizado mais eficiente e ágil.
O nosso último lembrete nessa etapa inicial é sobre a importância de fazer um backup completo de todos os dados no Zendesk. Isso garante que você tenha uma cópia de segurança diante de imprevistos durante o processo.
Portanto, utilize os formatos de exportação do Zendesk, para fazer uma cópia dos tickets, contatos, organizações, anexos e outros dados importantes. Em seguida, verifique se todos os dados foram exportados corretamente e estão prontos para serem importados para o Zoho Desk, evitando problemas durante a migração.
Ou seja, a migração do Zendesk para o Zoho Desk não precisa ser um processo complicado, desde que haja um planejamento adequado.
Agora que você já se preparou, chegou o grande momento de migrar do Zendesk para o Zoho Desk! Vamos colocar a mão na massa?
Migrar os tickets é um dos passos essenciais para iniciar de fato a migração, pois esses dados representam o histórico de interações com os clientes e são cruciais para o atendimento contínuo.
Além disso, existem questões regulatórias que precisam um período mínimo de histórico "guardado", então fique de atento.
Para esse processo, recomendamos o uso do Zoho Migration Wizard, a ferramenta oficial e mais fácil de usar para importar dados do Zendesk. Ela simplifica o processo de migração e é ideal para todos os tamanhos de migração.
Caso o volume de tickets seja muito grande, entre em contato conosco para te ajudarmos com as melhores práticas, para uma migração fluida e transparente.
A migração de contatos e usuários garante a continuidade no relacionamento com os clientes e permite que a equipe de suporte tenha acesso às informações necessárias.
Na Zendesk ao exportar a base de tickets, os dados relacionados aos contatos também estarão atrelados à essa base.
No arquivo de exportação dos tickets existe uma referencia ao local dos anexos que estão no Zendesk. Ou seja, para que a migração seja concluída, é preciso ter uma conta ativa com acesso à chave de API.
De forma prática: a tecnologia da Zoho irá localizar o anexo e identificar à qual ticket está relacionado, na sequencia baixa da plataforma antiga e faz upload dentro do ambiente novo, tudo isso de forma automática e assistida pela equipe técnica.
A migração dos conteúdos existentes na base de conhecimento, podem ser migrados manualmente. Imagine que essa é uma oportunidade para atualizar informações, adicionar novidades, reorganizar a arvore de categorias, ajustar meta tags de SEO, dentre outros melhorias.
Vale ressaltar que as automações e macros são similares em ambas as plataformas, mas cada um com sua particularidade. Essa etapa é essencial para otimizar o atendimento ao cliente e melhorar a eficiência da equipe, otimizando e encurtando o tempo de atendimento.
Migrar essas configurações deve garantir que os fluxos de trabalho e processos estejam otimizados e ativos para que os agentes comecem a operar com todo vapor!
Para isso, você precisará recriar manualmente as regras de automação, utilizando a interface visual do Zoho Desk para configurar regras de distribuição de tickets, escalonamento, notificações, regras baseadas em tempo, dentre outras opções.
Aproveite o recurso Blueprint que permite criar fluxos de trabalho mais complexos e detalhados, ajudando a gerenciar processos sofisticados e garantindo que os tickets sejam tratados de maneira eficaz de acordo com suas necessidades.
Seja uma condição específica que precisa ser atendida ou uma notificação personalizada que precisa ser enviada, o Blueprint permite que você faça tudo isso.
Chegou o momento de testar e validar as configurações realizadas na plataforma para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Essa também é a hora perfeita de conferir se equipe está pronta para aproveitar ao máximo as funcionalidades do novo sistema.
Este processo envolve testes de funcionalidades, treinamento da equipe (usuário e técnico), monitoramento para assegurar um atendimento eficiente e de alta qualidade.
Após a configuração, é importante realizar testes para assegurar que todos os aspectos da plataforma estejam funcionando corretamente.
Vale destacar os pontos principais de impacto:
Após esses testes, simule também diferentes cenários de atendimento, como criação de tickets urgentes, escalonamento de problemas e interações com clientes. Isso é importante para testar a eficiência do fluxo de trabalho e identificar possíveis falhas ou melhorias.
Com a implantação do Zoho Desk a equipe terá diversas funcionalidades poderosas, como automações avançadas, criação de relatórios detalhados e integrações com outros sistemas. Portanto, é fundamental garantir que o time esteja familiarizado com essas funcionalidadees para melhorar a produtividade e a qualidade do atendimento.
Com a implantação realizada pelo time Webpeak, acontecem dois treinamentos ao final do processo:
Atividades como abertura de tickets, mudança de status, envio de email, mencionar alguém da equipe, utilizar macros e templates de email.
Atividades como ajuste e criação de layouts, campos, departamentos, canais de entrada, construção de fluxos e regras de atribuição.
Com nossa metodologia baseada em Zoho Desk, desenvolvemos um processo personalizado e simplificado para reduzir a curva de aprendizagem das equipes envolvidas no atendimento ao cliente e personalizações de sistema.
Além disso, a fabricante possui uma iniciativa educacional que oferece webinars, tutoriais e cursos que podem ser muito úteis para essa capacitação. Esses recursos são projetados para ensinar as melhores práticas no uso do Zoho Desk e permitir que sua equipe aproveite ao máximo os recursos disponíveis.
O monitoramento das métricas de desempenho ajuda a identificar potenciais melhorias e garantir que sua equipe ofereça o melhor atendimento possível ao cliente.
Sendo assim, utilize os relatórios e dashboards do Zoho Desk para acompanhar indicadores importantes para a organização, como o tempo de resposta, tempo de resolução e satisfação do cliente*. Esses dados são fundamentais para avaliar o desempenho da equipe e identificar áreas onde podem ser feitos ajustes.
Ainda nesse cenário de monitoramento, lembre-se de, à medida que você coleta dados e feedbacks sobre o uso do sistema, ajustar as automações e fluxos de trabalho. Isso pode incluir a modificação de regras de SLA, criação de novas automações ou ajustes na alocação de tickets.
Sempre de olho na Satisfação do Cliente
Medir a felicidade do cliente a cada interação, é uma maneira eficaz de garantir que a experiência de atendimento esteja sempre alinhada às expectativas e necessidades do consumidor. Ao acompanhar a satisfação através de perguntas simples e opções diretas, é possível obter uma visão clara sobre o que os clientes realmente pensam.
Dentro do Zoho Desk existe uma funcionalidade exclusiva para esse acompanhamento. Ao habilitar, as classificações dos clientes são automaticamente agrupadas em um único local, proporcionando uma visão consolidada e eficiente.
É possível visualizar as avaliações agrupadas por clientes, contas, tíquetes e agentes, o que facilita a identificação de padrões e áreas que precisam de aprimoramento.
Além disso, ao permitir que os clientes forneçam feedback adicional, sua empresa ganha uma compreensão detalhada dos motivos por trás das avaliações, possibilitando ações mais precisas para melhorar o atendimento de forma contínua.
Você deve ter percebido que o foco do Zoho Desk é na satisfação do cliente.
Quando se trata de escolher uma plataforma de suporte ao cliente, é importante ver o feedback de outros usuários, o que pode ser essencial para tomar a decisão certa. Nesse sentido, o Zoho Desk tem se destacado no mercado com muitos clientes elogiando suas funcionalidades e custo-benefício.
Comparado ao Zendesk, o Zoho Desk oferece uma abordagem mais personalizada e uma integração mais fluida com outras ferramentas do ecossistema Zoho, o que é traduzido em boas avaliações entre seus usuários.
A plataforma é altamente avaliada no Gartner, onde é comparada com outras soluções do mercado com feedbacks positivos, especialmente por usabilidade e flexibilidade.
A facilidade de uso é frequentemente mencionada pelos usuários, destacando o Zoho Desk como intuitivo, facilitando a adaptação das equipes. Mesmo para quem não tem experiência prévia com sistemas de atendimento, o Zoho Desk oferece uma interface amigável, além de uma configuração inicial bastante direta.
Além disso, a integração com o Zoho CRM e outras ferramentas do ecossistema Zoho também é um atrativo para o público, facilitando a centralização de dados e a criação de um fluxo de trabalho mais eficiente.
O suporte ao cliente da Zoho Desk também é bem avaliado, com os clientes ressaltando a rapidez e a qualidade das respostas. O suporte via chat ao vivo, e-mail e fóruns é descrito como eficiente, o que agregar uma sensação de confiança durante a utilização da plataforma.
No geral, o Zoho Desk se destaca no mercado como uma opção confiável para empresas de todos os tamanhos, oferecendo uma solução escalável e eficiente para o suporte ao cliente.
E agora, se sente mais confiante para migrar do Zendesk para o Zoho Desk? Estamos falando de um processo estratégico que traz ganhos significativos em eficiência e custos. Conheça alguns de nossos cases e vamos juntos!
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*Este material foi desenvolvido com base em informações oficiais do Zoho Desk. Para detalhes técnicos específicos, consulte a documentação oficial.*
