No cenário empresarial atual, a transformação digital é uma realidade incontornável. Processos que antes exigiam tempo e recursos, como a assinatura de documentos financeiros, foram substituídos por soluções mais ágeis e seguras. 

A assinatura digital destaca-se como uma dessas inovações, benefícios e integridade aos documentos eletrônicos. Entre as ferramentas disponíveis no mercado, o Zoho Sign se sobressai por oferecer uma plataforma robusta e confiável para a gestão de assinaturas digitais.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é o equivalente eletrônico de uma assinatura manuscrita, porém com camadas adicionais de segurança. Diferente de uma imagem simples ou assinatura eletrônica, a assinatura digital utiliza criptografia para garantir que o documento não seja alterado após a assinatura. 

Isso garante a propriedade do encaminhamento e da integridade do conteúdo, tornando o processo não repudiado e legalmente vinculativo em diversas jurisdições.

Como funciona a assinatura digital?

O processo de assinatura digital envolve etapas que garantem a segurança e a validade do documento:

1. Geração do hash criptográfico: ao preparar um documento para assinatura, é criado um hash criptográfico único que representa o conteúdo do documento.
2. Criptografia com chave privada: esse hash é então criptografado utilizando uma chave privada do signatário, criando uma assinatura digital.
3. Anexação ao documento: a assinatura digital é anexada ao documento, juntamente com o certificado digital do signatário.
4. Verificação pelo destinatário: o destinatário, ao receber o documento, utiliza a chave pública do signatário para descrever o hash e compará-lo com um novo hash gerado a partir do documento recebido. Se os hashes coincidirem, a integridade e as atualizações são confirmadas.

Além disso, a adoção da assinatura digital traz benefícios prejudiciais para empresas de todos os portes, otimizando processos e garantindo maior segurança na validação de documentos. Confira as principais vantagens dessa tecnologia:

• Segurança avançada: a principal preocupação ao atualizar documentos de forma eletrônica é garantir sua proteção e integridade. Com a assinatura digital, isso é resolvido por meio de criptografia avançada, que protege contra fraudes e alterações indevidas. Além disso, cada assinatura gera um certificado digital único, vinculando o signatário ao documento e garantindo suas transferências.
• Redução de custos operacionais: empresas que adotam a assinatura digital eliminam custos com papel, impressão, transporte de documentos financeiros e armazenamento. Além disso, há despesas com autenticação em cartórios e outras burocracias. A economia gerada pode ser reinvestida em outras áreas estratégicas do negócio.
• Eficiência e agilidade nos processos: a tramitação de documentos financeiros pode levar dias ou até semanas, principalmente quando há múltiplos signatários em diferentes localidades. Com a assinatura digital, o processo se torna praticamente instantâneo, permitindo que contratos, propostas e outros documentos sejam contratados e validados em poucos minutos, independentemente da localização dos envolvidos.
• Validade jurídica e conformidade legal: a assinatura digital possui validade jurídica reconhecida no Brasil e em diversos países, atendendo a regulamentações como o ICP-Brasil e a eIDAS na União Europeia. Isso garante que os documentos assinados digitalmente tenham a mesma validade dos contratos físicos celebrados presencialmente, proporcionando segurança jurídica às empresas.
• Sustentabilidade e responsabilidade ambiental: a digitalização de documentos reduz significativamente o consumo de papel e o desperdício de recursos naturais. Com a adoção da assinatura digital, as empresas investidas para a preservação do meio ambiente e demonstram um compromisso com práticas sustentáveis.
• Melhoria na experiência do cliente: clientes e parceiros de negócios esperam soluções rápidas e eficientes. A assinatura digital melhora a experiência ao permitir a assinatura de contratos e documentos de forma remota, sem burocracias e sem necessidade de deslocamento. Isso agiliza negociações e melhora o relacionamento com clientes e fornecedores.
• Automação e integração com outras ferramentas: plataformas como o Zoho Sign possibilitam a integração da assinatura digital com CRMs, ERPs e sistemas de gestão documental. Isso permite a automação de processos e a padronização dos fluxos de trabalho, diminuindo a incidência de erros manuais e otimizando a produtividade da equipe.

Com todas essas vantagens, fica evidente que a assinatura digital não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para empresas que buscam modernizar seus processos com segurança e eficiência.

Zoho Sign: uma solução confiável para assinaturas digitais

O Zoho Sign é uma plataforma desenvolvida para facilitar o processo de assinatura digital de documentos. Integrando-se perfeitamente com outras aplicações do ecossistema Zoho e ferramentas de terceiros, o Zoho Sign oferece uma experiência fluida e segura para empresas de todos os tamanhos.

Principais recursos do Zoho Sign

• Integração ampla: compatível com diversas plataformas, incluindo Zoho CRM, Google Drive e Office 365, permitindo que as empresas incorporem a assinatura digital em seus fluxos de trabalho existentes.
• Segurança robusta: utiliza criptografia de ponta e armazena chaves privadas em módulos de segurança de hardware (HSM), garantindo a proteção dos dados e das assinaturas.
• Automação de fluxos de trabalho: permite a criação de processos automatizados para envio, assinatura e arquivamento de documentos, aumentando a eficiência operacional.
• Conformidade legal: atende aos requisitos legais de diversas jurisdições, garantindo que as assinaturas digitais sejam reconhecidas e válidas em diferentes contextos legais.

Em um ambiente onde a troca de informações sensíveis é constante, garantir a segurança dos documentos é primordial. A assinatura digital não apenas autentica a identidade do signatário, mas também protege o conteúdo contra alterações não autorizadas. 

Ferramentas como o Zoho Sign implementaram medidas avançadas de segurança, como a utilização de HSMs para armazenamento de chaves privadas e a geração de trilhas de auditoria planejadas, proporcionando transparência e confiança em cada transação.

WebPeak e Zoho: uma parceria estratégica para o sucesso digital

A WebPeak é uma empresa especializada em soluções tecnológicas integradas, focada em simplificar a transformação digital para médias e grandes empresas. Como parceira oficial da Zoho, a WebPeak oferece consultoria especializada em melhoria e otimização do Zoho Sign e de outras ferramentas do ecossistema Zoho.

Ao optar pela consultoria da WebPeak, sua empresa garante uma implementação eficaz do Zoho Sign, maximizando os benefícios da assinatura digital e fortalecendo a segurança e a eficiência de seus processos documentais.